大連海事大學(xué)作為交通運(yùn)輸部直屬的"211工程"及"雙一流"建設(shè)高校，原檔案系統(tǒng)面臨三大核心挑戰(zhàn)：
·系統(tǒng)功能陳舊，無法滿足國家最新電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)要求
·跨部門檔案收集效率低、線上借閱流程和利用流程不完善
·亟需建設(shè)現(xiàn)代化和智能化檔案管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)電子檔案全生命周期管理。
打造高校檔案管理系統(tǒng)，解決各部門檔案歸檔不及時(shí)、歸檔工作繁瑣、歸檔流程不規(guī)范等問題，實(shí)現(xiàn)利用部門能夠在線上快速的響應(yīng)和處理各種利用需求。
·單點(diǎn)登錄：檔案系統(tǒng)與校園統(tǒng)一的門戶系統(tǒng)集成，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的賬號(hào)管理、權(quán)限管理，實(shí)現(xiàn)一網(wǎng)通。
·電子檔案歸檔：與學(xué)校OA系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)、校園辦公系統(tǒng)等多個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)對接，實(shí)現(xiàn)電子檔案在線、自動(dòng)歸檔。
·預(yù)歸檔和預(yù)組卷：定制化的檔案歸檔和組卷流程，幫助校內(nèi)各個(gè)部門之前的檔案歸檔流程更加順利、歸檔步驟更加規(guī)范。
·電子檔案在線利用和審批：實(shí)現(xiàn)檔案在線申請和借閱，滿足信息化時(shí)代的要求。
檔案管理系統(tǒng)上線后實(shí)現(xiàn)電子檔案在線歸檔，實(shí)現(xiàn)各部門檔案的審批管理，滿足高水平的高校檔案管理要求。具體而言實(shí)現(xiàn)三大成果：
·歸檔效率躍升：對接業(yè)務(wù)系統(tǒng)（OA/教務(wù)/財(cái)務(wù)等），實(shí)現(xiàn)檔案自動(dòng)歸檔；預(yù)歸檔功能使院系檔案歸檔效率大幅提升，歷史積壓的檔案得以在短期內(nèi)快速完成。
·師生服務(wù)體驗(yàn)革新：通過在線化借閱審批響應(yīng)速度實(shí)現(xiàn)顯著提升，檔案查詢等高頻業(yè)務(wù)的平均辦理耗時(shí)大幅縮短，為廣大師生的教學(xué)與科研工作提供了極大便利。
·管理合規(guī)與資源活化：系統(tǒng)滿足《高等學(xué)校檔案管理辦法》全項(xiàng)要求，也為海事大學(xué)檔案館通過數(shù)字檔案館測評打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)；同時(shí)對檔案資源的有效管理也為學(xué)校發(fā)展和"雙一流"學(xué)科建設(shè)提供歷史數(shù)據(jù)支撐
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