機關(guān)檔案，是指機關(guān)在公務(wù)活動中形成的，對國家和社會有查考、利用和保存價值的各種形式、各種載體的信息記錄。
歸檔范圍，就是歸檔文件整理的范圍。確定歸檔的范圍，是整理工作首先要解決的實際問題。
機關(guān)在工作活動中形成和使用的文件材料數(shù)量很多，在這些文件材料中，有本機關(guān)制發(fā)的，也有上級、同級和下級機關(guān)制發(fā)的；有主送的，也有抄送的；有重要法規(guī)性的，也有一般事務(wù)性的；有單份的，也有重份的；有長期效用的，也有短期效用的等等。在整理時，不是所有的文件材料都需要歸檔，而是要正確分析，區(qū)別對待。
在確定機關(guān)文材料的歸檔范圍時，既要保證該歸檔的文件材料收集齊全，完整歸檔，防止“有檔不歸”；又要注意不該歸檔的文件材料不能歸檔，防止“有文必檔”。對于不屬于歸檔范圍的文件材料，可由文件的產(chǎn)生部門自行保存一二年后按有關(guān)規(guī)定銷毀。
《中華人民共和國檔案法》規(guī)定， 反映機關(guān)、團體組織沿革和主要職能活動的材料，應(yīng)當(dāng)納入歸檔范圍。 應(yīng)當(dāng)歸檔的材料，按照國家有關(guān)規(guī)定定期向本單位檔案機構(gòu)或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個人不得拒絕歸檔或者據(jù)為己有。國家規(guī)定不得歸檔的材料，禁止擅自歸檔。
《中華人民共和國檔案法實施條例》規(guī)定， 依照《檔案法》第十三條以及國家有關(guān)規(guī)定應(yīng)當(dāng)歸檔的材料，由機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的各內(nèi)設(shè)機構(gòu)收集齊全，規(guī)范整理，定期交本單位檔案機構(gòu)或者檔案工作人員集中管理，任何內(nèi)設(shè)機構(gòu)和個人不得拒絕歸檔或者據(jù)為己有。
國家檔案局令 第13號《機關(guān)檔案管理規(guī)定》明確，機關(guān)應(yīng)當(dāng)編制本單位文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表，經(jīng)同級檔案行政管理部門審查同意后施行。機關(guān)內(nèi)部機構(gòu)或工作職能發(fā)生變化時應(yīng)當(dāng)及時修訂，經(jīng)重新審查同意后施行。
國家檔案局令第8號《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》，對機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限作出了規(guī)定。
1、機關(guān)文件材料歸檔的范圍
（1）反映本機關(guān)主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關(guān)工作、國家建設(shè)和歷史研究具有利用價值的文件材料；
（2）機關(guān)工作活動中形成的在維護國家、集體和公民權(quán)益方面具有憑證價值的文件材料；
（3）本機關(guān)需要貫徹執(zhí)行的上級機關(guān)、同級機關(guān)的文件材料；下級機關(guān)報送的重要文件材料；
（4）其他對本機關(guān)工作具有查考價值的文件材料。
國家檔案局令第8號對機關(guān)文件材料歸檔范圍只是作了一個原則上的區(qū)分，原因在于機關(guān)文件材料涵蓋了機關(guān)在其工作活動中形成的所有文件材料，文件材料的內(nèi)容及其載體差異性較大，內(nèi)容也非常龐雜，詳細(xì)概括或全部指明機關(guān)文件材料的歸檔范圍，在技術(shù)處理上確實存在困難。因此，國家檔案局只對機關(guān)各類文件材料的歸檔范圍作宏觀、指導(dǎo)性規(guī)定。
本著“先易后難，分開處理”的思想，國家檔案局令第8號對機關(guān)文書材料的歸檔范圍作出了具體要求，對非文書和非紙質(zhì)載體文件材料的歸檔范圍提供了指引，即“機關(guān)形成的人事．基建、會計及其他專門文件材料的歸檔范圍和檔案保管期限，按國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行"。
國家檔案局令第8號關(guān)于機關(guān)文件材料歸檔范圍的四項原則規(guī)定，既是機關(guān)判斷文件材料是否歸檔的價值標(biāo)準(zhǔn)，同時又賦予了機關(guān)編制本單位文件材料歸檔范圍的自主性和靈活性，便于各機關(guān)從實際工作出發(fā)，根據(jù)本機關(guān)具體職能活動，合理開展機關(guān)文件材料歸檔范圍的編制工作。
2、機關(guān)文件材料不歸檔范圍
（1）上級機關(guān)的文件材料中，普發(fā)性不需本機關(guān)辦理的文件材料，任免、獎懲非本機關(guān)工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等；
（2）本機關(guān)文件材料中的重份文件，無查考利用價值的事務(wù)性、臨時性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿，無特殊保存價值的信封，不需辦理的一般性人民來信、電話記錄，機關(guān)內(nèi)部互相抄送的文件材料，本機關(guān)負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與本機關(guān)無關(guān)的文件材料，有關(guān)工作參考的文件材料；
（3）同級機關(guān)的文件材料中，不需貫徹執(zhí)行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料；
（4）下級機關(guān)的文件材料中，供參閱的簡報、情況反映，抄報或越級抄報的文件材料。
需要指出的是，一般文件的歷次修改稿、各次校對稿雖不歸檔，但重要的法律、法規(guī)的歷次修改稿、有黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人修改意見和批示、指示的稿本應(yīng)屬機關(guān)文件材料歸檔范圍。文件的定稿，包括計算機打印出的定稿，即使定稿上沒有機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的簽批、審改意見，原則上也應(yīng)納入機關(guān)文件材料歸檔范圍，與正本文件、文件處理單一并歸檔。
來源：蘭臺之家
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